APSAP: digitalizarea în România, sufocată sub teancuri de hârtie. 37.752 de drumuri anual doar pentru o hotărâre de consiliu local

Notă: Acest material reprezintă o analiză și o luare de poziție a Centrului de Formare APSAP privind digitalizarea administrației și birocrația fondurilor europene, bazată pe experiența directă a organizației ca furnizor de formare. APSAP se adresează în principal profesioniștilor din orice domeniu, companiilor private și persoanelor fizice.

România continuă să se afunde într-un paradox birocratic care anulează orice progres în digitalizarea administrației publice. Deși autoritățile susțin modernizarea, birocrația domină: documentele „digitale” ajung, în final, să fie tipărite, transportate fizic și arhivate. Un exemplu elocvent este procesul de aprobare a hotărârilor de consiliu local (HCL), care generează 37.752 de drumuri dus-întors anual între primăriile de comună și prefecturi, doar pentru controlul de legalitate, potrivit unui calcul al Centrului de Formare APSAP.

Cât de reală este digitalizarea administrației publice în România?

APSAP atrage atenția că acest proces ar putea fi complet digitalizat, însă România rămâne blocată într-o birocrație sufocantă. În loc să fie redusă cantitatea de hârtie, este creat un sistem care doar adaugă documente electronice care, în final, tot trebuie printate, semnate și transportate fizic. Digitalizarea reală presupune automatizarea proceselor, nu o combinație absurdă de digital și hârtie.

„În 2025, România continuă să funcționeze, în multe privințe, ca acum un secol. Dosarele voluminoase rămân regula, iar procesul decizional este un adevărat maraton birocratic. «Digitalizarea» a devenit un cuvânt la modă în discursul politic, dar digitalizarea reală presupune eliminarea completă a hârtiilor și automatizarea proceselor, nu doar crearea unor formulare electronice care, în final, tot trebuie printate și arhivate. În România, implementarea digitalizării nu înlocuiește birocrația tradițională, ci se adaugă la volumul uriaș de documente tipărite”, declară Bogdan-Costin Fârșirotu.

Concret, după ce documentele sunt aprobate în ședința consiliului local, dosarul este multiplicat și trimis fizic Prefecturii pentru controlul de legalitate — fără de care hotărârile nu produc efecte juridice. La nivel național, România are 3.146 de unități administrativ-teritoriale (excluzând municipiile reședință de județ și București). Dacă luăm în calcul doar o ședință de consiliu local pe lună, rezultă aproximativ 37.752 de drumuri dus-întors anual doar pentru transportul documentelor fizice. Costurile sunt exorbitante — milioane de lei cheltuiți anual pe deplasări, hârtie, imprimare și combustibil, plus timpul și personalul implicate. Bani irosiți în loc să fie investiți în soluții digitale care ar elimina acest circuit absurd.

Și fondurile europene pentru digitalizare sunt sufocate de hârtie

Paradoxal, până și accesarea fondurilor europene destinate digitalizării se face tot pe hârtie.

„Digitalizarea eșuează chiar acolo unde ar trebui să funcționeze impecabil: în accesarea fondurilor europene destinate digitalizării. Banii puși la dispoziție prin PNRR – Componenta 7 ar trebui să transforme administrația și economia, dar sunt sufocați de un paradox birocratic. România gestionează un buget de 1,62 miliarde de euro, însă milioane de pagini tipărite, scanate și semnate digital sunt evaluate, ironic, în format fizic, pe hârtie, de echipele de monitorizare. O birocrație absurdă care demonstrează că, în România, digitalizarea este doar un slogan pompos pe… multă hârtie”, punctează Bogdan-Costin Fârșirotu.

În timp ce alte state europene simplifică accesul la fonduri prin platforme digitale eficiente, România rămâne captivă în trecut, îngreunând accesul companiilor și instituțiilor la investițiile promise. Rezultatul: întârzieri, blocaje și riscul real ca o mare parte din bani să fie pierduți.

Organizarea cursurilor din fonduri europene: birocrație la puterea a 10-a

Și pentru cursurile finanțate din fonduri europene statul solicită o cantitate uriașă de documente tipărite. Dacă un curs obișnuit implică deja multă birocrație, unul finanțat european duce procesul la un nivel absurd — evaluarea și decontarea se complică de cel puțin 10 ori.

„În teorie, lucrurile par simple: un proiect prevede formarea unui grup-țintă de 28 de persoane, iar indicatorul de rezultat este obținerea unui certificat de absolvire. În realitate, orice organizație trebuie să fie pregătită pentru un tsunami administrativ”, spune Bogdan-Costin Fârșirotu.

Câteva exemple reale de documente care trebuie tipărite:

Zeci de formulare tipizate suplimentare pentru fiecare cursant.
Rapoarte de activitate, rapoarte de prezență, procese-verbale, declarații, minute și alte documente justificative — fiecare semnat fizic și digital.
Sute de capturi de ecran imprimate pe hârtie A4, semnate și ștampilate pentru „dovada” activității online.
Gigabiți de înregistrări video, documente digitale și arhive electronice cerute suplimentar.
Adrese și solicitări suplimentare de la finanțator, care pare să opereze sub premisa că beneficiarii sunt potențiali infractori — deși sistemul e deja monitorizat de două ministere și de Comisia de Evaluare a participanților.

Multe organizații ajung să renunțe nu pentru că nu pot implementa cursurile, ci pentru că sunt sufocate de un volum birocratic absurd. Mii de pagini semnate fizic și digital, depozitate în sute de bibliorafturi, devin mai importante decât actul educațional propriu-zis. Mai grav, aceste procese acaparează aproape în totalitate activitatea organizațiilor.

„Practic, 80% din activitate este consumată de birocrație, iar doar 20% rămâne pentru ceea ce ar trebui să fie scopul principal: formarea profesională. În loc să faciliteze accesul la educație, sistemul împinge organizațiile spre blocaj. Când vom înțelege că educația și digitalizarea nu înseamnă mai multă hârtie? Până când va trata România fiecare beneficiar de fonduri europene ca pe un potențial infractor?”, conchide Bogdan-Costin Fârșirotu.

Concluzie: digitalizarea cere automatizare și oameni formați

Mesajul analizei este clar: digitalizarea reală înseamnă automatizarea proceselor și competențe digitale reale, nu formulare electronice care ajung tot pe hârtie. Iar provocarea privește deopotrivă instituțiile și companiile private. De aceea, formarea în competențe digitale, în accesarea fondurilor europene și în managementul de proiect rămâne esențială pentru o modernizare care chiar funcționează. Vezi întregul portofoliu de cursuri acreditate online.

Despre Centrul de Formare APSAP

Centrul de Formare APSAP face parte dintr-un ecosistem construit începând cu 2006, anul în care a fost înființată Asociația Profesională a Specialiștilor în Administrație Publică (APSAP). În 2014 a fost fondată Fundația Centrul de Formare APSAP, care operează astăzi programele de formare profesională. Cu o experiență a membrilor săi de peste 20 de ani, APSAP este unul dintre cei mai mari furnizori de formare profesională din România, pentru sectoarele public și privat.

APSAP nu este un furnizor dedicat exclusiv sectorului public; activitatea actuală este orientată majoritar către piața muncii și mediul privat — profesioniști, companii și persoane fizice. Cursurile acoperă domenii precum resurse umane, protecția datelor, competențe digitale, marketing digital și social media, public speaking, competențe antreprenoriale, management de proiect, securitate cibernetică și altele. Toate cursurile sunt autorizate de Ministerul Muncii, Familiei, Tineretului și Solidarității Sociale și de Ministerul Educației.

Sute de companii private aleg, an de an, serviciile APSAP. De-a lungul activității, Centrul de Formare APSAP a organizat mii de programe de formare și conferințe naționale, la care au participat peste 250.000 de persoane, la care se adaugă zecile de mii de participanți la sesiunile gratuite de perfecționare. Corpul de lectori este alcătuit din 75 de formatori practicieni.