Ediția 2026 a ISO 9001: o evoluție, nu o revoluție

Prin publicarea de către ASRO a versiunii în limba română a standardului SR EN ISO 9001:2026 se încheie o etapă pe care profesioniștii calității o așteptau de câțiva ani. Este a șasea ediție a celui mai răspândit standard de management din lume și prima revizie majoră după 2015.

Pentru cei care doresc să coordoneze această tranziție în organizația lor, programul Manager al sistemelor de management al calității oferă cadrul, instrumentele și exercițiul practic necesare.

Pentru mulți dintre cei care coordonează un sistem de management al calității, vestea unei noi ediții vine însoțită de o întrebare firească: cât de mult va trebui refăcut? Răspunsul este, în mare măsură, liniștitor. ISO 9001:2026 nu reprezintă o ruptură, ci o maturizare a ediției anterioare. Structura în zece capitole se păstrează, iar o organizație cu un sistem funcțional nu pornește de la zero.

Ar fi totuși o greșeală să tratăm noua ediție ca pe o simplă actualizare de formă. Schimbările sunt numeroase și adesea subtile. Ele aduc claritate acolo unde textul din 2015 lăsa loc de interpretare. Totodată, mută accentul de pe existența documentelor pe comportamentul real al organizației: cultura calității, etica și felul în care sunt gestionate riscurile, oportunitățile și schimbările.

Calendarul tranziției

Organizațiile certificate conform ISO 9001:2015 au la dispoziție trei ani, până la 30 septembrie 2029, pentru a trece la noua ediție. Etapele au fost stabilite de ISO și de Global Accreditation Cooperation (Global ACI), organismul care a preluat rolul IAF.

Pentru organizațiile deja certificate nu există motive de grăbire excesivă: certificatul actual rămâne valabil și nu trebuie schimbat imediat. Tranziția se poate realiza la un audit de supraveghere, la recertificare sau printr-un audit separat, în funcție de planificarea stabilită cu organismul de certificare.

Experiența tranzițiilor anterioare arată însă că organizațiile care amână până în ultimul an lucrează sub presiunea timpului și întâmpină dificultăți în programarea auditorilor. Un dialog timpuriu cu organismul de certificare rămâne, de aceea, cea mai prudentă decizie.

Ce aduce nou ediția 2026

Modificările pot fi grupate în opt direcții. Le prezentăm în ordinea relevanței lor practice, nu în ordinea capitolelor standardului.

1. Cultura calității și comportamentul etic

Ediția din 2015 se referea la cultura organizațională doar indirect, ca element al contextului. Ediția 2026 îi conferă statutul de cerință. Conducerea de vârf are responsabilitatea explicită de a promova cultura calității și comportamentul etic (cap. 5.1), personalul trebuie să fie conștient de acestea (cap. 7.3), iar mediul pentru operarea proceselor este pus în legătură cu ele (cap. 7.1.4).

Este, probabil, schimbarea cu cea mai profundă semnificație. Ea recunoaște ceea ce practicienii au observat de mult: un sistem de management al calității este la fel de solid ca deciziile pe care oamenii le iau atunci când nimeni nu îi verifică. Procedurile corecte rămân necesare, dar nu mai sunt suficiente.

2. Riscurile și oportunitățile, tratate distinct

În ediția anterioară, riscurile și oportunitățile erau abordate împreună, într-o singură cerință. Ediția 2026 le separă în trei subcapitole: identificarea lor (6.1.1), acțiunile pentru riscuri (6.1.2) și acțiunile pentru oportunități (6.1.3). Pentru fiecare categorie, organizația trebuie să le determine, să le analizeze și să le evalueze.

Alături de gândirea bazată pe risc apare astfel gândirea bazată pe oportunități. Distincția are o miză reală: o organizație preocupată exclusiv de prevenirea problemelor poate rata tocmai schimbările care i-ar asigura dezvoltarea.

Standardul face referire și la riscurile generate de perturbări, precum întreruperile în aprovizionare, și la informarea clienților privind măsurile de contingență, atunci când este relevant. Ca și în 2015, nu se impune o metodologie formală de management al riscului și nici un proces documentat dedicat.

3. O planificare mai riguroasă a schimbărilor

Cerința privind planificarea schimbărilor (cap. 6.3) se extinde de la patru la șapte aspecte. Pe lângă scopul schimbării, integritatea sistemului, resurse și responsabilități, organizația trebuie să aibă în vedere comunicarea schimbării, monitorizarea eficacității ei și analiza rezultatelor obținute.

Oricine a trecut printr-o reorganizare, prin implementarea unui nou sistem informatic sau prin externalizarea unui proces știe că o schimbare anunțată nu este același lucru cu o schimbare reușită. Noua ediție cere ca schimbările să fie gestionate până la capăt, inclusiv prin verificarea a ceea ce au produs efectiv.

4. Schimbările climatice, integrate în analiza contextului

Amendamentul din 2024 este preluat în textul standardului. Organizația trebuie să stabilească dacă schimbările climatice reprezintă un aspect relevant (cap. 4.1), iar părțile interesate pot avea cerințe în această privință (cap. 4.2).

Cerința este una de discernământ, nu de acțiune obligatorie. Se așteaptă o decizie argumentată, proporțională cu natura activității. Concluzia unei firme de consultanță va fi, în mod legitim, diferită de cea a unui producător agricol sau a unei companii de logistică.

5. Termenii esențiali, definiți în standard

Capitolul 3, care în 2015 doar trimitea la ISO 9000, cuprinde acum aproximativ 20 de termeni de bază, printre care organizație, parte interesată, risc, proces, conformitate, neconformitate și audit. ISO 9000 rămâne referința pentru vocabular, însă utilizatorul are la îndemână definițiile esențiale, ceea ce reduce riscul interpretărilor divergente.

6. Un limbaj mai clar pentru informațiile documentate

Distincția din 2015 între a menține informații documentate (documente) și a păstra informații documentate (înregistrări) a generat, în practică, numeroase confuzii. Ediția 2026 utilizează formulări unitare, informații disponibile și, respectiv, informații disponibile ca dovadă, iar Anexa A explică diferența dintre ele.

7. Părțile interesate și cunoștințele organizaționale, mai bine conectate

Organizația trebuie să decidă explicit care dintre cerințele părților interesate sunt preluate prin sistemul de management al calității (cap. 4.2). În activitatea de proiectare pot fi implicate toate părțile interesate relevante, nu doar clienții și utilizatorii (cap. 8.3.2), iar modificările cerințelor trebuie comunicate acestora (cap. 8.2.4).

Cunoștințele organizaționale (cap. 7.1.6) sunt raportate acum la rezultatele întregului sistem, nu doar la conformitatea produselor și serviciilor. Ele trebuie păstrate, aplicate și împărtășite, inclusiv prin intermediul sistemelor digitale. Este o recunoaștere a faptului că experiența acumulată de oameni constituie una dintre cele mai valoroase și, totodată, mai vulnerabile resurse ale unei organizații.

8. Analiza efectuată de management, îmbunătățirea și anexele

În analiza efectuată de management (cap. 9.3), eficacitatea acțiunilor pentru riscuri și a celor pentru oportunități se evaluează separat. Capitolul 10 este reorganizat: îmbunătățirea continuă ocupă primul loc, urmată de neconformități și acțiuni corective. Această ordine reflectă mai fidel logica unui sistem orientat spre progres.

Anexa A este considerabil extinsă și clarifică distincții care au alimentat dezbateri în audituri, precum cele dintre adecvat și aplicabil sau dintre a lua în considerare și a ține cont. Fosta Anexă B, cu lista altor standarde elaborate de ISO/TC 176, a fost eliminată.

Merită semnalată și o precizare din Anexa A, deosebit de actuală. Atunci când tehnologiile sprijină luarea deciziilor în cadrul sistemului, încrederea în acestea depinde de calitatea informațiilor utilizate și de claritatea responsabilităților pentru deciziile respective. Este un principiu esențial în contextul utilizării tot mai largi a inteligenței artificiale.

Ce înseamnă schimbările pentru organizații

Pentru o organizație certificată, tranziția presupune o analiză a diferențelor și ajustări bine țintite, nu reconstruirea sistemului. Recomandăm o abordare etapizată:

1. Revizuirea analizei contextului, inclusiv documentarea argumentată a deciziei privind relevanța schimbărilor climatice.
2. Separarea evaluării riscurilor de evaluarea oportunităților, cu urmărirea distinctă a eficacității acțiunilor.
3. Clarificarea modului în care conducerea promovează cultura calității și comportamentul etic: un cod de conduită asumat, mesaje constante ale managementului, exemple discutate deschis, criterii integrate în evaluarea personalului.
4. Actualizarea modului de gestionare a schimbărilor, cu responsabili desemnați, comunicare planificată și evaluarea rezultatelor.
5. Reproiectarea instruirilor de conștientizare, astfel încât să includă cultura calității și etica.
6. Ajustarea agendei analizei efectuate de management în funcție de noile intrări.
7. Un audit intern pe baza criteriilor ediției 2026, înaintea auditului de tranziție.
8. Programarea auditului de tranziție de comun acord cu organismul de certificare.

O observație se impune. Cultura calității nu poate fi demonstrată printr-o politică nouă afișată la intrare. Auditorii vor căuta dovezi în comportamentul de zi cu zi: cum este raportată o greșeală, cum este tratată o reclamație incomodă, ce decide conducerea atunci când calitatea intră în conflict cu un termen.

Pentru mulți manageri ai calității, această cerință poate fi și o veste bună. Ea oferă, în sfârșit, un temei formal pentru discuțiile pe care le poartă de mult cu conducerea despre responsabilitate, transparență și încredere.

Organizațiile care se pregătesc acum pentru prima certificare ar trebui să implementeze direct ediția 2026, cu atât mai mult cu cât, începând cu 31 martie 2028, certificările noi se vor emite exclusiv conform acesteia.

Cum se reflectă noua ediție în cursul nostru ”Manager al sistemelor de management al calității”

Un standard nou cere profesioniști pregătiți să îl aplice cu discernământ, nu doar să îl cunoască. Din această perspectivă, programul Manager al sistemelor de management al calității raportează întregul parcurs de învățare la cerințele ISO 9001:2026. Scopul este ca absolvenții să poată implementa direct noua ediție sau să coordoneze tranziția în organizațiile lor.

Noile cerințe nu sunt tratate ca un capitol separat, adăugat la final. Ele străbat programul în ansamblul său, așa cum străbat și sistemul de management al unei organizații. Participanții vor înțelege logica ediției 2026 și diferențele față de 2015. Vor învăța să analizeze contextul organizației, să trateze distinct riscurile și oportunitățile și să gestioneze schimbările de la planificare până la evaluarea rezultatelor.

Un accent aparte cade pe dimensiunea umană a calității: rolul conducerii, cultura calității, comportamentul etic și implicarea oamenilor. Acestea sunt, poate, cele mai dificile aspecte ale noii ediții, pentru că nu se rezolvă printr-o procedură. Ele se construiesc prin decizii coerente, comunicare și exemplu personal.

Programul păstrează orientarea aplicată care îl definește. Participanții lucrează pe situații concrete, pornind de la analiza diferențelor dintre cele două ediții până la planificarea realistă a tranziției. Totodată, învață să folosească instrumentele digitale și inteligența artificială ca sprijin în activitatea de zi cu zi, păstrând responsabilitatea pentru deciziile luate, așa cum subliniază și noul standard.

Ca să concluzionăm pe o notă pozitivă, ISO 9001:2026 nu schimbă logica unui sistem de management al calității bine construit. Ridică însă exigențele tocmai acolo unde multe organizații s-au mulțumit cu formalismul: cultura, etica, gestionarea schimbării și deschiderea către oportunități. Este o ediție care ne invită să privim calitatea mai puțin ca pe o obligație de conformitate și mai mult ca pe o expresie a felului în care o organizație își tratează clienții, angajații și partenerii.

Tranziția va fi, pentru fiecare organizație, un proces cu ritmul și dificultățile sale. Cei care o încep din timp, cu răbdare și cu sprijinul echipelor, o vor parcurge cu costuri mai mici și cu beneficii reale, dincolo de certificat.

Conf. univ. dr. habil. Ruxandra Boghian, Facultatea de Management, Academia de Studii Economice din București; membră a Comitetului tehnic ASRO/CT 56 „Sisteme de management și control statistic”; lector al programului Manager al sistemelor de management al calității