AI în recrutare: ce verifică specialistul în legislația muncii înainte de termenul din 2027

AI în recrutare înseamnă, în octombrie 2026, două lucruri diferite pentru specialistul în legislația muncii: un instrument care scrie anunțul de angajare sau programează interviurile, pentru care nu apar obligațiile sistemelor cu grad ridicat de risc, dar rămân regulile de protecție a datelor și de nediscriminare, și un sistem care filtrează, punctează sau respinge candidați, pe care Regulamentul (UE) 2024/1689 îl încadrează la grad ridicat de risc. Pentru al doilea, obligațiile angajatorului au fost amânate prin Regulamentul (UE) 2026/1744 la 2 decembrie 2027, dar practicile interzise se aplică din 2 februarie 2025, iar măsurile de alfabetizare AI a personalului sunt deja cerute. Ce aveți de verificat acum, înainte de termenul din 2027, este inventarul utilizărilor, contractul cu furnizorul și cine ia, efectiv, decizia.

Documentare: 27 octombrie 2026.

Nu reiau clasificarea riscurilor și calendarul general, pe care le găsiți în ghidul APSAP despre AI Act pentru companii. Mă interesează ce ajunge pe masa unui specialist HR sau a unui expert în legislația muncii: ce întrebări pune, ce documente cere și ce dovezi păstrează, cu statutul fiecărei reguli scris lângă ea.

Ce utilizări ale AI apar azi în recrutare și în administrarea angajaților?

Utilizările AI din HR se întind de la asistență la redactare până la decizii despre oameni, iar prima sarcină a specialistului este să le separe. Pagina Comisiei Europene despre cadrul de reglementare dă ca exemplu de sistem cu grad ridicat de risc software-ul de sortare a CV-urilor și listează, în aceeași categorie, instrumentele pentru ocuparea forței de muncă, gestionarea lucrătorilor și accesul la activități independente.

Un exemplu construit pentru articol, nu dintr-o firmă reală: un retailer cu 300 de angajați folosește un generator de text pentru anunțuri, un chatbot care răspunde candidaților și propune intervale de interviu, o platformă care ordonează CV-urile după un scor de potrivire și un modul din aplicația de pontaj care semnalează „riscul de plecare” al angajaților. Patru instrumente, patru niveluri de atenție. Primele două produc text citit de un om înainte de orice decizie; ultimele două produc evaluări despre persoane, care influențează cine este chemat la interviu sau cui i se propune o discuție cu managerul.

Asistent de redactare sau sistem de selecție: unde trece linia riscului ridicat?

Linia trece acolo unde rezultatul AI influențează o decizie despre o persoană: recrutarea sau selecția, analiza și filtrarea candidaturilor, evaluarea candidaților, deciziile despre promovare, încetare sau repartizarea sarcinilor și monitorizarea performanței. Acestea sunt situațiile pe care Anexa III a Regulamentului (UE) 2024/1689 le încadrează la grad ridicat de risc, la punctul despre ocuparea forței de muncă; textul regulamentului este pe EUR-Lex.

Întrebarea practică pe care o pun furnizorului sau colegilor din HR este simplă: dacă scoatem instrumentul din proces, se schimbă cine ajunge la interviu? Dacă răspunsul este nu, pentru că un om citește toate candidaturile și instrumentul doar le-a pus într-o ordine, riscul este mai mic, dar tot merită documentat cine a decis. Dacă răspunsul este da, pentru că instrumentul a respins automat o parte dintre candidați înainte ca cineva să îi vadă, sunteți în zona sistemelor cu grad ridicat de risc, iar din 2 decembrie 2027 angajatorul va avea obligațiile de implementator descrise mai jos.

Un detaliu pe care îl văd ignorat: clasificarea depinde de scopul utilizării, nu de cât de „inteligent” este instrumentul. Același model de limbaj, folosit o dată ca să rezume un CV și altă dată ca să îi dea candidatului un punctaj, ajunge în două categorii diferite.

Ce se aplică deja și ce este amânat la 2 decembrie 2027?

Regulamentul (UE) 2026/1744, numit Digital Omnibus on AI, adoptat pe 8 iulie 2026, publicat în Jurnalul Oficial pe 24 iulie 2026 și în vigoare din 27 iulie 2026, a mutat termenul pentru sistemele cu grad ridicat de risc din Anexa III, inclusiv recrutarea și gestionarea lucrătorilor, de la 2 august 2026 la 2 decembrie 2027; textul regulamentului de modificare este pe EUR-Lex. Calendarul de mai jos are statutul la 27 octombrie 2026.

Două reguli de lectură: nimic din rândul „2 decembrie 2027” nu se prezintă ca obligație de azi, iar nimic din rândurile „în vigoare” nu se amână pe motiv că „oricum s-a amânat AI Act”. S-a amânat o parte; interdicțiile și transparența au rămas la datele lor.

Ce obligații va avea angajatorul ca implementator, conform art. 26?

Art. 26 din Regulamentul (UE) 2024/1689 descrie obligațiile implementatorului unui sistem cu grad ridicat de risc, iar pentru sistemele din Anexa III ele devin aplicabile de la 2 decembrie 2027. Le enumăr pentru că pregătirea lor ia luni, nu zile: măsuri tehnice și organizatorice pentru utilizarea conform instrucțiunilor furnizorului (alin. 1); supraveghere umană încredințată unor persoane fizice cu competența, instruirea și autoritatea necesare (alin. 2); date de intrare relevante și suficient de reprezentative, în măsura în care le controlează angajatorul (alin. 4); monitorizarea funcționării, informarea furnizorului fără întârziere și suspendarea utilizării când apare un risc (alin. 5).

Mai departe: păstrarea jurnalelor generate automat de sistem cel puțin șase luni (alin. 6); informarea reprezentanților lucrătorilor și a lucrătorilor afectați, înainte de punerea în funcțiune sau de utilizarea la locul de muncă, că vor fi supuși sistemului (alin. 7); informarea persoanelor care fac obiectul deciziilor luate cu sisteme din Anexa III că li se aplică sistemul (alin. 11). Obligațiile implementatorului sunt prevăzute la art. 26 din regulament, în forma publicată în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene.

Ce verifică specialistul în legislația muncii încă de acum, deși termenul este în 2027: cine va fi persoana cu „competența, instruirea și autoritatea” de a opri o decizie a sistemului, cum se va face informarea reprezentanților salariaților (în firmele cu sindicat, înainte de implementare, nu după) și unde se vor păstra jurnalele. Toate trei sunt subiecte de regulament intern și de contract cu furnizorul, adică exact materia unui expert în legislația muncii, nu a departamentului IT.

Ce înseamnă alfabetizarea AI pentru echipa de HR acum?

Art. 4 din regulament, în forma rescrisă prin Regulamentul 2026/1744, cere furnizorilor și implementatorilor să ia măsuri pentru a sprijini dezvoltarea alfabetizării AI a personalului lor și precizează că obligația nu impune garantarea unui anumit nivel de alfabetizare pentru vreo persoană. Obligația se aplică din 2 februarie 2025, iar întrebările și răspunsurile Comisiei despre alfabetizarea AI spun că nu este nevoie de niciun certificat, că organizațiile pot ține evidențe interne ale instruirilor, că nu există o abordare unică pentru toți și că instruirea se adaptează rolului, riscurilor sistemelor folosite și cunoștințelor existente; bazarea exclusiv pe instrucțiunile de utilizare ale furnizorului este, de regulă, insuficientă.

Pentru echipa de HR, asta înseamnă o instruire documentată, legată de instrumentele pe care le folosește efectiv: recrutorul care primește o listă ordonată de CV-uri trebuie să știe ce criterii a folosit instrumentul și cum arată o eroare tipică; managerul care primește un „scor de risc” trebuie să știe că este o estimare, nu o constatare. Cum arată un exercițiu verificabil de instruire am descris într-un alt articol, despre răspunderea pentru documentele generate de AI, unde 42 din 82 de profesioniști intervievați voiau să construiască agenți pentru sarcini recurente programate, care livrează fără ca cineva să fie de față, iar aproape nimeni nu ceruse sprijin pentru verificare; de aici nevoia de criterii de verificare, nu de teorie.

Cum inventariați utilizările AI din departamentul de HR?

Inventarul este primul document pe care l-aș cere unui angajator, pentru că fără el nu se poate răspunde la nicio altă întrebare. Fișa de mai jos este o propunere a mea, completată pentru retailerul fictiv de mai sus; coloanele se pot copia într-un tabel intern.

Pentru fiecare rând, trei întrebări de închidere: ce scrie în contract despre scopul utilizării; ce date despre candidați sau angajați intră în instrument și pe ce temei; cine semnează decizia finală. Regulile de protecție a datelor rămân aplicabile indiferent de calendarul AI Act.

Ce întrebări puneți furnizorului aplicației de recrutare?

Furnizorul platformei va avea propriile obligații pentru sistemele cu grad ridicat de risc, dar angajatorul nu poate aștepta până în decembrie 2027 ca să afle dacă instrumentul plătit azi va mai putea fi folosit atunci. Întrebările de mai jos le-aș pune într-o anexă la contract.

Ce rămâne în sarcina omului: decizia și dovada ei?

Decizia de a chema un candidat la interviu, de a-l angaja sau de a-i respinge candidatura rămâne a angajatorului, cu tot ce înseamnă asta în Codul muncii și în regulile de nediscriminare, indiferent de instrumentul folosit. Un instrument AI nu este un motiv de concediere, nu este o justificare a unui refuz la angajare și nu este o apărare în fața inspectoratului teritorial de muncă sau a instanței. Ce verifică expertul în legislația muncii este dacă există, pentru fiecare decizie, un om identificabil care a luat-o și un document care o susține.

Două obiceiuri simple, de instalat înainte de orice termen european: fiecare listă scurtă generată de un instrument primește semnătura recrutorului care a validat-o, cu data; fiecare refuz comunicat unui candidat este formulat de un om, cu motivul real, nu cu „sistemul v-a respins”. La 2 decembrie 2027, angajatorul care face deja asta va avea de completat documentația, nu de reconstruit procesul.

Cum pregătește Centrul de Formare APSAP specialistul în legislația muncii pentru aceste verificări?

Cursul de Expert Legislația Muncii, cod COR 242220, 240 de ore, are un modul despre legislația muncii și managementul resurselor umane, cu implementarea legislației în politicile și procedurile HR, și unul despre actualități și tendințe, cu impactul digitalizării asupra legislației muncii; pe lângă teorie, se redactează documente și se simulează proceduri pe spețe. Lectorii sunt Daniel Năstase, consilier juridic din 2003 și membru în Comitetul consultativ pentru securitate și sănătate în muncă al Comisiei Europene (2025-2028) și Radu Răzvan Popescu, avocat și doctor în dreptul muncii. Dacă nu știți încă dacă rolul dumneavoastră este cel de expert sau cel de referent, comparația dintre cele două programe este în articolul Expert Legislația Muncii sau Referent Resurse Umane.

Centrul de Formare APSAP este formator autorizat, organizează cursuri din 2006 și are o platformă de e-learning cu peste 500 de ore de conținut video; programul este autorizat de Ministerul Muncii, Familiei, Tineretului și Solidarității Sociale și de Ministerul Educației, cu certificat recunoscut la nivel național, apostilabil pentru utilizarea în străinătate, iar diferența dintre „autorizat” și „acreditat” este explicată în ghidul despre cursurile acreditate sau autorizate. Punctele verificabile ale cursului sunt în ghidul De ce să alegi cursul Expert Legislația Muncii, cele valabile pentru toate programele în pagina De ce Centrul de Formare APSAP, iar nota 5/5 din peste 15.500 de recenzii Google aparține participanților. Istoricul organizației este pe pagina Despre APSAP, analizele semnate de Bogdan-Costin Fârșirotu, președintele Fundației, pe pagina lui de autor, iar pentru întrebări despre un curs de legislația muncii potrivit rolului dumneavoastră, la grupele din 2027, ne puteți scrie.

Întrebări frecvente despre AI în recrutare

Orice instrument AI folosit în HR este un sistem cu grad ridicat de risc?

Nu. Anexa III a Regulamentului (UE) 2024/1689 încadrează la grad ridicat de risc sistemele folosite pentru recrutarea sau selecția persoanelor, filtrarea candidaturilor, evaluarea candidaților și deciziile despre lucrători, adică instrumentele al căror rezultat influențează o decizie despre o persoană. Un generator de text pentru anunțuri sau un chatbot care programează interviuri nu intră în această categorie, dar chatbotul are obligația de transparență din art. 50, în vigoare din 2 august 2026: candidatul trebuie să știe că nu discută cu un om. Inventarul utilizărilor, cu întrebarea „se schimbă decizia dacă scoatem instrumentul?”, este modul de a le separa.

Toate regulile AI Act pentru recrutare se aplică din aceeași zi?

Nu. Practicile interzise și obligația de alfabetizare AI se aplică din 2 februarie 2025, obligațiile de transparență din 2 august 2026, iar obligațiile angajatorului pentru sistemele de recrutare și de gestionare a lucrătorilor din Anexa III au fost amânate prin Regulamentul (UE) 2026/1744 la 2 decembrie 2027. Nicio obligație din art. 26 nu este aplicabilă în octombrie 2026, dar pregătirea ei, de la contractul cu furnizorul la desemnarea persoanei care supraveghează sistemul, se face înainte de termen, nu după.

Ce trebuie să întreb furnizorul aplicației de recrutare înainte de a o folosi?

Dacă instrumentul respinge sau clasifică automat candidați sau doar îi ordonează pentru un recrutor, ce criterii folosește scorul și dacă pot fi explicate candidatului, dacă puteți opri sau corecta rezultatul fără să blocați procesul, ce jurnale păstrează sistemul și cât timp, cum vă comunică o problemă de funcționare și ce plan de conformare are pentru 2 decembrie 2027. Răspunsurile intră în contract sau într-o anexă; un furnizor care nu le poate da vă va obliga să schimbați instrumentul în 2027.

Este obligatoriu un certificat de alfabetizare AI pentru angajații din HR?

Nu. Întrebările și răspunsurile Comisiei Europene despre art. 4 spun că nu este nevoie de niciun certificat și că organizațiile pot ține evidențe interne ale instruirilor, adaptate rolului, riscurilor sistemelor folosite și cunoștințelor existente ale personalului. Forma rescrisă a art. 4 prin Regulamentul (UE) 2026/1744 cere măsuri de sprijinire a alfabetizării AI, fără garantarea unui nivel individual. O instruire documentată intern, pe legislația muncii sau pe utilizarea AI, este dovada rezonabilă, dar nu poate fi vândut ca „certificare obligatorie AI Act”.

Cine răspunde dacă un candidat este respins greșit de un instrument AI?

Angajatorul. Decizia de recrutare rămâne a lui, cu toate regulile din Codul muncii și din legislația privind nediscriminarea, indiferent de instrumentul folosit, iar instrumentul nu poate fi invocat ca justificare a refuzului. De aceea, un specialist în legislația muncii verifică dacă pentru fiecare decizie există un om identificabil care a validat-o și un document care o susține. Obligațiile furnizorului pentru sistemele cu grad ridicat de risc, care vor deveni aplicabile în 2027, nu transferă această răspundere.